Informativa sul trattamento dei dati personali di IoleeAI

1 Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è Anydream S.r.l., in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede legale in Via Silvestri 226, 00164 Roma (RM), Italia, codice fiscale e partita IVA 12730491003. IoleeAI è il nome del servizio gestito dalla società.

Per domande sui dati personali o per esercitare i diritti puoi scrivere a iolee@iolee.ai. Per comunicazioni formali è disponibile la PEC anydream@pec.it; puoi inoltre scrivere alla sede legale. Registro delle imprese di Roma, numero 12730491003, REA RM 1396065.

2 A chi si rivolge questa informativa

L’informativa riguarda i visitatori del sito, chi richiede informazioni o assistenza, gli utenti registrati, i clienti e i referenti delle attività clienti. Riguarda inoltre, nei limiti descritti di seguito, le persone fisiche i cui dati professionali o contenuti pubblicamente accessibili possono comparire nelle analisi richieste attraverso IoleeAI.

I dati riferiti esclusivamente a una società non sono di per sé dati personali. Lo diventano, per esempio, i dati di un referente identificabile, di un titolare di impresa individuale, di un recensore o di un dipendente nominato in un contenuto.

3 Ruoli di IoleeAI e dei clienti

IoleeAI opera come titolare per la gestione del sito, dei propri account, dei rapporti commerciali, dell’assistenza, della fatturazione e della sicurezza, e per gli altri trattamenti di cui determina finalità e mezzi.

Quando tratta dati personali esclusivamente per conto di un cliente e secondo le sue istruzioni documentate, IoleeAI opera come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR. Questi trattamenti sono regolati da un accordo specifico con il cliente; il cliente resta responsabile della propria base giuridica, delle informative agli interessati e delle istruzioni impartite. L’informativa del sito non sostituisce tale accordo. Le qualifiche dipendono dalle attività effettivamente svolte, non dal solo nome del servizio.

4 Dati che possono essere trattati

Navigazione e sicurezza: indirizzo IP, data e ora delle richieste, pagine o risorse richieste, informazioni su browser e dispositivo, esiti delle operazioni ed eventi tecnici necessari alla gestione del sito e alla prevenzione di abusi.

Richieste e assistenza: nome, email, eventuali azienda, telefono, sito e ruolo professionale, oggetto e testo della richiesta, risposte e allegati eventualmente trasmessi tramite i canali disponibili. I campi obbligatori sono indicati nel modulo.

Account: email, dati dell’attività o dell’organizzazione, identificativi dell’utente, autorizzazioni, stato di conferma dell’email e dati necessari all’autenticazione e al recupero dell’accesso. Le credenziali sono gestite dal servizio di autenticazione; non inserire password nei messaggi di assistenza o nei contenuti da analizzare.

Servizio e analisi: URL e contenuti dei siti esaminati, dati professionali della struttura, posizione della struttura e luoghi di interesse, domande proposte o confermate, risposte dei sistemi AI, fonti, report, indicatori, suggerimenti, interventi, preferenze e feedback. Se viene utilizzata una funzione di reputazione, possono essere inclusi valutazioni, contenuti di recensioni e riferimenti a persone presenti nei materiali analizzati.

Amministrazione e pagamenti: intestazione, sede e dati fiscali, informazioni di fatturazione, piano, importi, stato e identificativi di abbonamenti e transazioni. I dati completi della carta sono raccolti dal gestore del pagamento nella propria interfaccia; IoleeAI riceve i dati necessari a gestire il rapporto e gli esiti del pagamento.

Cookie e strumenti analoghi: preferenze espresse e, solo quando autorizzati, identificativi e informazioni di utilizzo per le statistiche. I dettagli sono nella Cookie policy, disponibile in https://www.iolee.ai/cookie-policy.

5 Origine dei dati

I dati possono essere forniti direttamente dall’interessato, da un cliente che abilita i propri referenti o carica materiali, oppure raccolti automaticamente durante l’utilizzo. Le analisi possono inoltre utilizzare siti ufficiali, pagine professionali, portali di recensioni e altre fonti online pubblicamente accessibili, nonché risposte e fonti restituite dai servizi di ricerca e AI. Le fonti pertinenti sono indicate nel report quando disponibili.

La pubblicazione online non rende un dato liberamente utilizzabile per qualsiasi finalità. Limitiamo il trattamento ai dati pertinenti al servizio e puoi contattarci per chiedere informazioni sull’origine di un dato, la rettifica, la rimozione nei casi previsti oppure per opporti al trattamento.

Quando siamo titolari di dati raccolti presso terzi, rendiamo le informazioni richieste dall’articolo 14 GDPR nei termini applicabili: di regola entro un mese dalla raccolta e, se precedente, al primo contatto con l’interessato o alla prima comunicazione dei dati. Eventuali eccezioni richiedono una valutazione specifica e le misure previste dalla legge.

6 Finalità e basi giuridiche

Richieste di informazioni, preventivi e attivazione del servizio: trattiamo i dati necessari a dare seguito alle richieste dell’interessato e a eseguire il contratto, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) GDPR. Quando il referente agisce per una società cliente e non è personalmente parte del contratto, la gestione dei suoi recapiti professionali si fonda sul legittimo interesse a curare il rapporto con quell’organizzazione, ai sensi della lettera f).

Account, analisi e assistenza: utilizziamo i dati necessari a fornire le funzioni richieste, mantenere lo storico concordato, risolvere problemi e gestire comunicazioni operative. Si applicano la base contrattuale per l’interessato parte del contratto e il legittimo interesse sopra descritto per i referenti. Quando operiamo come responsabili, il trattamento segue l’accordo e le istruzioni del cliente.

Dati personali accessibili da fonti pubbliche: quando operiamo come titolari, il trattamento strettamente necessario a misurare la presenza online delle strutture e predisporre le analisi si fonda sul legittimo interesse a offrire e utilizzare tali servizi, previa valutazione di necessità, proporzionalità e bilanciamento con i diritti delle persone coinvolte. Questa base non autorizza la raccolta indiscriminata di dati o il loro uso per altre finalità.

Sicurezza e prevenzione degli abusi: trattiamo i dati necessari a proteggere account e sistemi, prevenire accessi illeciti, frodi ed errori, sulla base del legittimo interesse alla sicurezza del servizio. Per obblighi specifici imposti dalla legge si applica l’articolo 6, paragrafo 1, lettera c).

Obblighi amministrativi, contabili e fiscali: trattiamo i dati necessari a rispettare la normativa applicabile, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c). Accertamento, esercizio e difesa di diritti: conserviamo e utilizziamo i dati necessari sulla base del legittimo interesse a tutelare i nostri diritti, nei limiti pertinenti alla singola esigenza.

Statistiche facoltative: l’utilizzo di Google Analytics e dei relativi strumenti sul dispositivo avviene soltanto con il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) GDPR e dell’articolo 122 del Codice privacy. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dalle preferenze cookie.

La richiesta di informazioni, la registrazione e l’acquisto non comportano automaticamente l’iscrizione a comunicazioni promozionali. Eventuali iniziative di marketing richiedono una finalità dichiarata, una base giuridica appropriata e il rispetto dell’articolo 130 del Codice privacy; ove richiesto, il consenso è separato, facoltativo e revocabile.

7 Natura del conferimento

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per rispondere, creare e proteggere l’account o fornire il servizio richiesto. Se non li fornisci, potremmo non poter svolgere quella specifica attività. I dati necessari per gli obblighi fiscali o amministrativi devono essere forniti quando richiesti dalla legge. Gli altri campi sono facoltativi. Il rifiuto o la revoca dei cookie statistici non impedisce l’uso delle funzioni essenziali.

8 Analisi tramite intelligenza artificiale

Per le funzioni AI, i dati pertinenti alla richiesta possono essere trasmessi ai fornitori effettivamente utilizzati, indicati nella sezione successiva. Le informazioni inviate possono comprendere descrizione e sito della struttura, contenuti pubblici selezionati, domande, contesto geografico e materiali necessari alla funzione richiesta. Non inserire dati di ospiti, documenti di identità, dati di pagamento, credenziali, informazioni sanitarie o altri dati particolari non necessari.

Le regole dei fornitori su conservazione, utilizzo dei contenuti e accessi tecnici dipendono dal servizio e dalle condizioni contrattuali applicabili. La prova iniziale utilizza Gemini. I termini Gemini API prevedono, per gli utenti dello Spazio economico europeo, le regole di utilizzo dei dati dei servizi a pagamento: Google dichiara di non usare prompt e risposte per migliorare i propri prodotti, mantenendo i trattamenti necessari a sicurezza, prevenzione degli abusi e obblighi di legge. Le funzioni di ricerca collegate possono comportare ulteriori trattamenti descritti nei termini del servizio. Consulta https://ai.google.dev/gemini-api/terms per queste condizioni. Eventuali altri motori sono indicati nella funzione e nel piano prima del loro utilizzo.

I risultati AI possono contenere inesattezze: vanno verificati prima dell’utilizzo. Gli indicatori di IoleeAI descrivono la presenza delle attività nelle risposte osservate; il servizio non è destinato a decidere automaticamente assunzioni, licenziamenti, accesso al credito o altre decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone ai sensi dell’articolo 22 GDPR.

9 Destinatari dei dati

Possono accedere ai dati le persone autorizzate che operano per il Titolare e i fornitori necessari alle singole funzioni. I fornitori che trattano dati per nostro conto sono vincolati da accordi ai sensi dell’articolo 28 GDPR; altri soggetti possono operare come titolari autonomi per proprie attività previste dalla legge o dai servizi prestati.

Le categorie pertinenti sono: infrastruttura e hosting, database e autenticazione, gestione dei pagamenti, servizi AI e ricerca, cartografia e geografia, posta e assistenza, consulenti amministrativi e legali. Le infrastrutture utilizzate comprendono Vercel per il sito e Supabase per database e autenticazione; Stripe per i pagamenti; Google per Gemini e, previo consenso, Analytics; Geoapify per le funzioni geografiche e OpenStreetMap per le mappe quando aperte. Si aggiungono i fornitori di posta e i professionisti coinvolti nelle rispettive attività. La comunicazione avviene solo quando necessaria alla funzione richiesta. Puoi chiedere a iolee@iolee.ai l’elenco aggiornato dei destinatari e dei responsabili pertinenti al tuo trattamento.

Stripe può trattare alcuni dati anche come titolare autonomo, per esempio per obblighi di legge e prevenzione delle frodi, secondo la propria informativa. L’uso di mappe può comportare richieste dal browser al fornitore cartografico, con comunicazione di IP e dati tecnici. I dati possono essere comunicati alle autorità quando richiesto dalla legge e ai professionisti quando necessario per la tutela dei diritti.

La condivisione di materiali con un webmaster, un’agenzia o altri collaboratori avviene nei limiti dell’incarico e delle autorizzazioni. Eventuali pubblicazioni di report, testimonianze o casi cliente richiedono una valutazione e una base giuridica specifiche: l’utilizzo del servizio non equivale ad autorizzarle. Non vendiamo dati personali e non utilizziamo contenuti riservati dei clienti per pubblicità o casi promozionali senza un distinto titolo appropriato. L’accesso ai report è limitato ai soggetti autorizzati secondo il servizio concordato.

10 Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori possono trattare dati o consentire accessi da Paesi esterni allo Spazio economico europeo. Un’ubicazione europea dei server non esclude da sola questi accessi. I flussi possono interessare gli Stati Uniti e gli altri Paesi nei quali i fornitori o i loro subfornitori mantengono infrastrutture o personale di supporto. Le località dipendono dalla funzione utilizzata e dal fornitore; puoi chiedere le informazioni relative al tuo trattamento al recapito privacy indicato.

I trasferimenti devono rispettare il capo V GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile oppure delle garanzie appropriate richieste, come le clausole contrattuali standard e le eventuali misure supplementari. Per il quadro UE-USA Data Privacy Framework occorre che il destinatario e il trattamento rientrino nella certificazione valida. Puoi chiedere a iolee@iolee.ai informazioni sulle garanzie e una copia, con eventuale oscuramento delle parti riservate non necessarie.

11 Tempi di conservazione

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità dichiarate. Alla scadenza li cancelliamo o li rendiamo anonimi in modo irreversibile, salvo obblighi di legge o specifiche esigenze documentate di tutela dei diritti. I tempi applicabili alle diverse categorie sono i seguenti.

Richieste senza successivo contratto: per il tempo necessario a gestire e concludere la richiesta e gli eventuali chiarimenti direttamente collegati. Account, analisi e report: per la durata del rapporto, nei limiti dello storico previsto dal piano, e per le operazioni di chiusura, restituzione o cancellazione richieste; dopo la cessazione, la conservazione ulteriore riguarda solo obblighi di legge o specifiche esigenze di tutela dei diritti. I test gratuiti seguono gli stessi criteri di necessità e non giustificano una conservazione illimitata. Assistenza e allegati: fino alla risoluzione della segnalazione e per la successiva gestione delle contestazioni pertinenti. Log tecnici e di sicurezza: per il periodo necessario alla diagnosi e prevenzione degli incidenti, con eventuale estensione circoscritta a un incidente o a un obbligo documentato.

Documentazione contabile e fiscale: per il periodo imposto dalla legge, generalmente dieci anni per le scritture contabili ai sensi dell’articolo 2220 del codice civile, salve specifiche esigenze di ulteriore conservazione previste dall’ordinamento. Questo termine non si estende automaticamente a tutti i dati dell’account.

Statistiche: gli identificativi nel browser hanno la durata descritta nella Cookie policy. I dati statistici sono conservati per misurare l’andamento delle pagine pubbliche, secondo le impostazioni di conservazione e aggregazione del servizio Google Analytics. Le evidenze delle scelte e delle versioni dei documenti sono mantenute per il tempo necessario a dimostrare il rispetto delle relative richieste e a gestire eventuali contestazioni, limitando i dati a tale prova. Le copie di sicurezza seguono i cicli di rotazione dei servizi di infrastruttura; i dati in attesa di sovrascrittura non vengono riutilizzati per finalità ordinarie e, in caso di ripristino, vengono riapplicate le cancellazioni dovute. Per conoscere i tempi pertinenti ai tuoi dati puoi contattarci al recapito privacy.

Se siamo responsabili per conto del cliente, la restituzione o cancellazione dei suoi dati segue l’accordo e le istruzioni documentate. Le conservazioni ulteriori per controversie riguardano solo i dati necessari, per il periodo giustificato dal procedimento e dai termini applicabili.

12 Modalità del trattamento e sicurezza

Il trattamento si svolge con strumenti informatici e, quando necessario, con procedure amministrative, con accessi commisurati alle mansioni. Le misure tecniche e organizzative devono essere adeguate ai rischi ai sensi dell’articolo 32 GDPR. Il servizio utilizza connessioni HTTPS e controlli di autenticazione e autorizzazione per separare gli accessi degli utenti. La gestione delle richieste e degli incidenti segue le responsabilità del Titolare e dei fornitori coinvolti.

13 Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, puoi ottenere conferma del trattamento e accesso ai dati, conoscerne l’origine e i destinatari, chiedere rettifica, cancellazione o limitazione e opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare. Per il marketing diretto puoi opporti in qualsiasi momento, senza dover motivare la richiesta.

Puoi richiedere la portabilità quando il trattamento si basa sul consenso o su un contratto ed è effettuato con mezzi automatizzati. Puoi revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. La cancellazione non opera sui dati che devono essere conservati per obbligo di legge o per gli altri motivi previsti dal GDPR. Si applicano inoltre le garanzie dell’articolo 22 quando ne ricorrono i presupposti.

Invia la richiesta a iolee@iolee.ai. Rispondiamo di regola entro un mese dal ricevimento; nei casi previsti il termine può essere prorogato di altri due mesi, comunicandoti entro il primo mese le ragioni della proroga. Le richieste sono di regola gratuite. Se vi sono ragionevoli dubbi sull’identità, possiamo chiedere le sole informazioni aggiuntive necessarie a verificarla.

Quando trattiamo dati esclusivamente per conto di un cliente, lo assistiamo nella gestione dei diritti e inoltriamo la richiesta al titolare competente. Puoi comunque segnalarci il problema usando i contatti indicati.

14 Reclamo e tutela giurisdizionale

Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità su https://www.garanteprivacy.it, oppure all’autorità competente nel Paese UE di residenza abituale, lavoro o presunta violazione. Resta ferma la possibilità di ricorrere all’autorità giudiziaria. Non è necessario contattare prima IoleeAI per poter presentare un reclamo.

15 Minori e aggiornamenti

IoleeAI è rivolto a utenti professionali maggiorenni. Non è un servizio destinato ai minori. Se ritieni che siano stati forniti dati di un minore, contattaci per consentirci di verificarne il trattamento.

L’informativa viene aggiornata quando cambiano il servizio o i trattamenti. La versione vigente riporta la data di aggiornamento. Eventuali nuove finalità sono comunicate prima del nuovo utilizzo; quando necessario viene richiesto un nuovo consenso. La semplice prosecuzione della navigazione non equivale ad accettare nuovi trattamenti facoltativi.